定期券の払い戻し計算とは？｜通勤定期を解約する方法とそのポイント
通勤などで利用する定期券は、購入時に長期の利用期間分を購入し、普通運賃で乗車するよりも安価に交通機関を利用できる便利な制度ですが、引っ越しや退職といった理由で使用しなくなった場合には、未使用期間分を払い戻しする必要がでてきます。
定期券の払い戻しには「１カ月単位での計算」や「手数料」といった、知っておくべきルールがいくつかあり、使用した交通機関や期間、購入した定期券の種類によって計算方法が異なってきます。
ここでは、定期券の払い戻しに関する計算方法や、通勤利用での解約方法など知っておきたい定期券の払い戻しルールのポイントについて解説します。
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定期券の払い戻しとは
定期券の払い戻し（解約）とは、有効期間が残っている定期券が不要になった場合に、定期券の未使用期間に該当する金額を、鉄道会社やバス会社から返金してもらう制度のことです。
払い戻し時には、使用済みの期間に応じた運賃と手数料が差し引かれた金額が払い戻されることになります。
払い戻しの可否や具体的な金額は、各社の規定や使用状況によって異なりますので、払い戻しを行う交通会社で確認をしてください。
定期券の払い戻しができるケース
定期券の払い戻しが必要となる主な理由としては、以下のようなケースが考えられます。
- ・通勤で利用する路線の変更
- ・会社の移転
- ・退職や休職
- ・長期出張
通勤で利用することが多い、鉄道の定期券の場合の払い戻しには、以下のようなルールが存在します。
- ・購入した定期券の有効期間が1ヶ月以上残っている場合
- ・使用開始から７日以内
通常は、利用した期間を１カ月単位で払い戻し計算を行いますが、定期券を誤って購入してしまった場合などは７日以内解約が有効になります。
バスの定期券の場合は、鉄道とは異なったルールとなっており、有効期間内であれば日割での払い戻しが可能なケースがほとんどです。
いずれの場合でも、払い戻しの際には手数料が差し引かれ、払い戻し額の計算式は以下になります。
払い戻し額の基本計算式 ： 定期券購入額 ー 使用済み期間の運賃相当額 ー 手数料
退職時の交通費の精算方法については「退職時における交通費の精算方法」で詳しく紹介しています。
定期券の払い戻しの計算方法
鉄道の定期券の場合、解約計算方法は会社によって異なりますが、一般的には使用した期間に応じた月割り計算が基本となります。基本的には前述の計算式のように、定期券の発売額から使用済みの月数分の定期運賃と手数料を差し引いて払い戻し金額を算出します。1ヶ月未満の利用日数の場合は1ヶ月として計算されるのが一般的です。
例外として使用開始から7日以内の払い戻しについては、日割りで計算される特例が設けられている場合もあります。
また、区間変更に伴う払い戻しの場合は１カ月ではなく旬数（10日単位）を用いて計算されることもあります。
鉄道の定期券の払い戻し額の計算パターンを以下にまとめてみました。
| 定期券の使用期間 | 払戻額の計算方法 | |
|---|---|---|
| 使用開始前 | 定期券購入金額ー手数料 | |
| ７日以内日割 | 定期券購入金額ー往復普通運賃×経過した日数分ー手数料 | |
| １か月定期券 | 定期券購入金額ー１か月分の定期金額ー手数料 | |
| ３カ月定期券 | 定期券購入金額ー（１か月分の定期金額×月数）ー手数料 | |
| ６カ月定期券 | 定期券購入金額ー（３か月分の定期金額）＋（１カ月分の定期金額×月数）ー手数料 | |
| 旬割（１旬で計算した場合） | 定期券購入金額ー（定期券購入金額÷30×10）ー手数料 | |
バス会社の定期券の払い戻し計算では、使用した日数換算で解約計算が行われる場合が多いようです。
払い戻し金額は、購入した定期券の種類（1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月）や使用した期間によって変動しますので、使用した期間によっては払い戻し額が０円となる場合もあります。
【払戻額のシミュレーション】
以下の条件で払い戻される金額をシミュレーションすると、下の表のようになります。
・定期金額 １ヶ月１万円、３ヶ月３万円、６ヶ月６万円
・片道運賃 ３２０円
・解約手数料 ２２０円
| 使用月数 | 払い戻し額シミュレーション | |
|---|---|---|
| ４日間利用 | ５７，２２０円＝６万円ー（３２０円×２×４日）ー２２０円 | |
| １カ月利用 | ４９，７８０円＝６万円ー１万円ー２２０円 | |
| ２カ月利用 | ３９，７８０円＝６万円ー（１万円×２）ー２２０円 | |
| ３カ月利用 | ２９，７８０円＝６万円ー３万円ー２２０円 | |
| ４カ月利用 | １９，７８０円＝６万円ー（３万円＋１万円）ー２２０円 | |
| ５カ月利用 | ９，７８０円＝６万円ー（３万円＋１万円×２）ー２２０円 | |
| ５カ月以上利用 | 払い戻しなし | |
※上記は一般的なルールを基にした一例です。１か月に満たない端数は「１ケ月利用」とみなされるので、残り期間が１か月に満たない場合は払戻額が０円になります。
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1ヶ月定期券の払い戻し
鉄道の定期券の解約計算は、鉄道会社によって条件が異なります。
JR東日本の場合は、払い戻し額は発売額からすでに使用した月数分の定期運賃と手数料を差し引いた残額となります。
発売額からすでにお使いになった月数分（1ヶ月に満たない日の端数は1ヶ月とします）の定期運賃と手数料220円を差し引いた残額が払い戻されます。
JR九州の場合、使用開始後の定期券の払い戻しについては、経過月数分の定期運賃と端数日数分の往復運賃が差し引かれます。
端数日数が1ヶ月の定期運賃を超える場合は1ヶ月分経過として換算されることがあります。
詳細な条件や計算方法は、利用する鉄道会社のウェブサイト等でご確認ください。
3ヶ月定期券の払い戻し
3ヶ月定期券の払い戻し計算は、経過した月数に基づいて行われます。
つまり、3ヶ月定期券の発売額から、使用済みの月数分の1ヶ月定期運賃と手数料を差し引いた金額が払い戻し額になります。
定期券購入金額ー（１か月分の定期金額×月数）ー手数料
例えば、3ヶ月定期券を4月1日に購入し、5月10日に払い戻しを申し出た場合、経過月数は1ヶ月と10日となるため、1ヶ月未満の端数は切り上げて2ヶ月とみなされます。
この場合、3ヶ月定期券の発売額から1ヶ月定期運賃の2ヶ月分と手数料を差し引いた金額が払い戻し額となります。
6ヶ月定期券の払い戻し
6ヶ月定期券の払い戻し計算も同様に、経過した月数に基づいて行われます。
6ヶ月定期券の発売額から、使用済みの月数分の定期運賃と手数料を差し引いた金額が払い戻し額となります。
使用済みの月数は、1ヶ月未満の端数を1ヶ月として切り上げて計算します。
例えば、6ヶ月定期券を4月1日に購入し、8月20日に払い戻しを申し出た場合、経過期間は4ヶ月と20日となるため、経過月数は5ヶ月とみなされます。
この場合6ヶ月定期券の発売額から、3ヶ月定期運賃と1ヶ月定期運賃の2ヶ月分（合計5ヶ月分）を差し引き、さらに手数料を引いた金額が払い戻されることになります。
経過期間が長くなるほど払い戻し額は少なくなり、およそ5ヶ月が経過した時点で払い戻し額がなくなることが多いようです。
6ヶ月定期券は割引率が高い分、途中解約による払い戻し額は比較的少なくなる傾向があります。
１カ月定期でも払い戻しができる３つのケース
原則として、１ヶ月に満たない利用期間は１ヶ月とみなすルールのもと、１カ月定期は途中解約でも払い戻されませんが、例外的に次の３ケースで払い戻しが可能となる場合があります。
購入違い直後の払い戻し
誤った内容で定期券を購入した場合、購入直後にその場で窓口に申し出ると、手数料のみ（または無償）で全額払い戻しをしてもらえる場合がほとんどです。
購入を誤ったことに気づいた時点で、速やかに駅員さんに相談してみてください。
使用開始から「７日以内の払い戻し」（ＪＲ東日本などの特例）
ＪＲ東日本など一部の鉄道会社で、有効期間の開始７日以内であれば払い戻しができるという特例ルールが設けられています。こちらも、買い間違いなどのやむを得ない理由に限りといった条件になります。
この場合、利用した日数分の往復普通運賃と解約手数料を差し引いた残額が返金されます。
1日でも遅れると対象外（返金ゼロ）になってしまうため、早急な手続きが必要です。
区間変更時の払い戻し
転居や会社辞令などで、同じ鉄道会社線内で定期券の区間を別の区間に乗り換える場合には「区間変更」という扱いになります。
この場合は、利用していた定期券を払い戻し、新しい定期券を購入するという条件で、解約する定期券を「旬単位（１０日単位）」などで払い戻し計算をします。
ただし、ＪＲ東海のように旬割計算（10日を単位とした期間で払い戻し額を計算する方法）を適用する交通機関がある一方で、大阪メトロのように経過月数や経過日数に応じた計算式を用いる交通機関もあります。
また、交通機関によっては、区間変更に伴う払い戻し自体ができない場合もあります。
払い戻し額の具体的な計算方法は、各交通機関の規約をご確認ください。
バス定期券の払い戻し
バス定期券の払い戻し計算は、基本的に鉄道の定期券と同様で、購入した金額から使用済みの期間に応じた運賃と手数料を差し引く方法で行われます。
多くのバス会社では、払い戻し金額は次のような計算式で計算されます。
購入時の金額 – （定期券の基準運賃 × 2 × 使用日数） – 手数料
この「使用日数」は、定期券の通用開始日から払い戻しを行う当日までの日数を指します。
例えば、西鉄バスの通勤1ヶ月定期券を有効期間中に払い戻す場合、この計算式が適用されます。
ただし、計算の結果、1ヶ月定期運賃を超える場合は1ヶ月定期運賃が適用されるなど、バス会社によって計算方法に若干の違いがあります。
また、京王バスのように
定期券金額 – （普通運賃 × 2回 × 通用開始日から払戻日までの日数） – 手数料
と明確な計算式を示している会社もあります。
払い戻し手数料は、多くのバス会社で520円から530円程度の手数料が設定されていますが、払い戻し金額が手数料未満になる場合は、払い戻し額がなくなります。
また、バス会社によっては、特定の種類の定期券（例: 年間定期券や一部の割引定期券）は払い戻しができない場合もあります。
定期券の払い戻し時にかかる解約手数料
定期券を払い戻す際には、ほとんどの場合で解約手数料がかかります。
この手数料は、鉄道会社やバス会社によって金額が異なりますが、一般的には鉄道で220円、バスで520円程度が設定されていることが多いです。
払い戻し金額は、定期券の発売額から使用済み期間に応じた運賃とこの手数料を差し引いて計算されます。
したがって、たとえ未使用期間が残っていても手数料が差し引かれるため、購入金額がそのまま返金されるわけではありません。
特に払い戻し額が少ない場合や、有効期間が残りわずかである場合には、手数料を差し引くと払い戻し額がなくなることもあります。
モバイルSuicaなどのIC定期券の場合も、アプリ上での払い戻し操作で手数料が差し引かれます。
払い戻し額が0円になるタイミングと残り期間
定期券を解約する場合には、手続きのタイミングに注意をしてください。
払い戻しの計算では1ヶ月未満の端数は1ヶ月としてみなされるため、1日でも遅れて有効期間の残り1ヶ月未満になると、払い戻し額が0円になってしまいます。
手続き時点で残り10日など1ヶ月を切っている場合は返金されません。 やむを得ない理由でモバイルsuicaなどのIC定期券を解約する場合でも、期限を確認の上、早めに済ませることが大切です。
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定期券の払い戻し手続きの流れ
定期券の払い戻しを受ける時の、具体的な手順が不明瞭なケースもあるでしょう。
払い戻しは、利用している定期券の種類によって手続きを行う場所や必要な持ち物が異なります。
ここでは、払い戻しの手続きを進める具体的な流れや、窓口へ行く前にあらかじめ準備しておくべき書類について解説します。
利用する定期券に応じた払い戻し手順
定期券の払い戻し手続きは、使用している種類によって異なります。
鉄道の磁気定期券やプラスチック製のICカード定期券は、発行元の駅にある窓口で手続きを行います。 バス定期券の場合は、各バス会社の営業所へ向かうのが基本です。
一方、スマートフォンで利用できるモバイル版の定期券を利用している場合は、画面上から直接操作して手続きを完了させることができます。
手続きが承認された後の対応も異なり、駅などでは現金で精算されることが多いですが、モバイル版の場合は登録した指定の口座へ振り込まれる仕組みとなっています。
窓口での手続きに求められる証明書
駅やバス営業所の窓口で定期券の払い戻しを行う際は、以下の書類を揃えて持参をします。
- ・払戻を行う定期券
- ・本人を証明する公的書類
（運転免許証やパスポート、健康保険証、マイナンバーカード、在留カードなど）
鉄道会社やバス会社の多くは、なりすましによる不正な払い戻しを防止するため、公的機関が発行した顔写真付きの証明書、あるいは氏名と生年月日が確認できる書類の提示が求められます。
本人が窓口に行けず代理人が手続きを行う場合には、委任状に加えて、委任者本人の公的証明書の写しと代理人自身の本人確認書類が別途必要になるケースが一般的です。
また、クレジットカードで購入した定期券を払い戻す際は、決済時に使用したクレジットカードの提示を求められ、返金もカード口座を通じて行われることが多いです。
窓口での手続きは、書類の不備があると二度手間になってしまいます。
有効期限が残りわずかな場合は、書類不足で手続きが翌日にずれ込むと、計算上の残り月数が減って払い戻し金額がゼロになる恐れもあります。
事前に必要な持ち物をしっかり準備して、余裕を持って窓口で手続きを行いましょう。
通勤管理における払い戻しのポイント
従業員が引っ越しや部署異動などで通勤経路が変更になった場合や、退職、休職などで通勤が不要になった場合など、様々な理由で定期券の払い戻し手続きが行われます。
これらの手続きを円滑に進めるため、社内での明確なルールを設けておくことが望ましいでしょう。
払い戻しの対象となるケース、手続きの方法、必要書類などを定めておくことで、従業員からの問い合わせに適切に対応できます。
また、払い戻しによって発生した金額の精算方法についても、給与での調整や現金での受け渡しなど、明確な取り決めをしておくことが、経理処理がスムーズになるポイントです。
通勤管理システムなどを活用することで、これらの払い戻し計算や精算業務を効率化することが可能です。
払い戻しルールの明確化
通勤管理においては、従業員が定期券の払い戻しを申請する際の条件、例えば、どのような理由であれば払い戻しが可能かなどを具体的に定めます。
また、払い戻し手続きに必要な書類や申請方法についても明確にしておくことで、従業員は迷うことなく手続きを進めることができます。
会社によっては、通勤経路の変更に伴う定期券の区間変更についてもルールを定めている場合があります。
これらのルールを就業規則や通勤費規程などに明記し、従業員に周知徹底することが、円滑な通勤管理業務につながります。
精算方法の取り決め
払い戻された金額の精算方法についても会社として明確な取り決めを行っておきましょう。
従業員が定期券の払い戻しを受けた際に、その金額をどのように会社に返金してもらうのか、あるいは次の通勤費支給額から差し引くのかなど、具体的な精算方法を定めます。
例えば、給与と一緒に払い戻し金額を振り込む、あるいは対面で現金にて受け渡しを行うなど、会社の運用に合わせた方法を取り決めます。
また、払い戻しが行われたタイミングによっては、日割りでの実費支給が必要となる期間が発生する可能性もあるため、その場合の精算方法についても考慮しておくと良いでしょう。
これらの精算方法を社内規定として明確にし、従業員に周知することで、経理担当者の業務負担を軽減し、適切な通勤費の管理を行うことができます。
実費支給の通勤手当については「実費支給の通勤手当について」で詳しく紹介しています。
申請基準日と窓口手続きのズレへの対応
従業員が通勤経路の変更や退職で払い戻しを行う際、会社が計算の基準とした日と、本人が実際に窓口などで手続きした日付にズレが生じることがあります。
もし手続きが数日遅れて月をまたいでしまった場合、想定していた返金額と実際の金額に差が出ることがあります。
また、条件を満たせず払い戻しが受けられなくなるリスクも考えられます。
こうしたトラブルを防ぐため、「〇日前までに手続きを完了させる」といった期限の設定を明確にし、事前に社内へアナウンスしておくことが重要です。
まとめ
定期券の払い戻しについて理解することは、個人だけでなく通勤管理業務においても重要です。
払い戻しの計算方法は、使用した期間や購入した定期期間によって異なり、多くの場合、経過した月数に応じた月割り計算が基本となります。
また、使用開始後7日以内の払い戻しや区間変更時には特別な計算方法が適用されることもあります。
いずれの場合も手数料が差し引かれるため、購入金額が全額戻ってくるわけではありません。
払い戻しの条件や計算方法、精算方法について明確なルールを定め、従業員にしっかり理解をしてもらうことがスムーズな通勤管理業務につながります。
定期券の払い戻しは、鉄道会社ごとのルールが存在しており、手計算で行うとミスや作業の手間が膨大となります。
通勤管理Arvoなら「払い戻し日」を入力するだけで、各交通機関のルールに則った払戻額を自動計算いたしますので、人事労務の業務負担を大幅に軽減することができます。
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監修者：土田恵理
製造業の社内ＳＥを経てバイトルヒクマ入社。入社後は通勤管理ソリューションの専門ＳＥ一筋、数多くの企業での通勤管理業務の効率化プロジェクトに参画したのち、通勤管理Ａｒｖｏの初期開発リーダーを務める。
現在は、エバンジェリスト・営業・広報・マーケティングなど多角的に活動。
