アルバイトの通勤交通費の扱い｜通学定期券の考え方
学生がアルバイトを雇用する時に、通学定期券と勤務のための交通費の関係は、気になる点の一つです。
自宅から学校までの区間内でアルバイトをする場合は、すでに通学定期券があるため、交通費支給をするべきか疑問に考える場合も多いでしょう。
当記事では、通学定期券とアルバイトで勤務する際の通勤交通費の考え方について解説します。
アルバイト社員の通勤費管理にも役立ちます
通勤管理実務ガイドをダウンロード【結論】通学定期があってもバイトの交通費が支給されるケースは多い
企業の規定によりますが、通学定期券を持っていても、交通費支給の対象とするケースは少なくありません。
通勤交通費は、通勤にかかる負担を軽減するための福利厚生と位置づけられているため、通学定期券の有無にかかわらず、規定に基づき支払われることが一般的です。
ただし、必ず支給されるわけではないので、勤務先の規定を事前に確認しておきましょう。
なぜ定期があっても交通費がもらえる？企業の支給ルール3パターン
通学定期券の有無にかかわらず交通費が支給されるケースがあるのはなぜでしょうか。
それは、多くの企業が通勤交通費を「通勤という行為に対して発生する費用」と捉えており、 個人の通学事情とは切り離して、福利厚生の一環として定めたルールに基づき一律で支給する方針のためです。
交通費を支給する企業の支給ルールは主に3つのパターンが考えられます。
パターン1：通勤ルートにかかる費用を「全額支給」
このパータンは、自宅から勤務地までの合理的な通勤ルートにかかる費用を全額支給するパターンです。
この場合、通学定期券の有無やその区間は考慮せず、交通費が計算されます。
例えば、自宅からバイト先までの往復運賃が600円であれば、その全額が支払われます。
従業員の経済的負担を軽減することを目的としているため、通学定期の区間と重複しているかどうかは問われないことがほとんどでしょう。
ただし、どのようなルートを通勤経路として適用するのかは、企業の規定にあった判断になります。
パターン2：上限額を定めて「一部支給」
1日上限1,000円まで、月額上限15,000円までのように、支給額に上限を設けているパターンです。
この場合、定められた上限額の範囲内であれば、かかった交通費の実費が支払われます。
例えば、1日の往復運賃が800円で上限が1,000円なら800円が支給されますが、往復運賃が1,200円の場合は上限額の1,000円のみが支給され、差額の200円は自己負担となります。
このルールも、通学定期券の有無を問わずに適用されることが大半です。
パターン3：出勤日数に応じて「一律支給」
実際の通勤費用に関わらず、出勤1日あたり「500円」のように、決まった金額を一律で支給するパターンです。
この方法は、従業員一人ひとりの交通費を個別に計算する手間が省けるため、企業側の管理がしやすいというメリットがあります。
自宅が勤務地の近くで交通費がほとんどかからない人でも、遠方から通勤する人と同じ金額が支給されます。
この場合も通学定期券の有無は問わない場合がほとんどでしょう。
ただし、実際の交通費が支給額を上回る場合は、差額が自己負担になる点には注意が必要です。
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支給されない場合もある
全てのアルバイトで交通費が支給されるわけではありません。
企業の就業規則に「交通費の支給なし」と定められている場合は、支払われません。
また、「通学定期券の区間内については支給対象外」というルールを設けている企業も存在します。
この場合、定期区間外の交通費のみが支給対象となります。
重要なのは、上記のような規定があるのにも関わらず、通学定期券を持っていることを確認せず、
交通費を不正に支給することがないようにすることです。
後で通学定期券を持っていることが発覚した場合には、虚偽の申告にあたり差額の返還につながったり、信頼関係を損ねるリスクにつながります。
バイトの交通費を正しく管理するための2つのステップ
アルバイト従業員の通勤交通費を正しく支給し公平性を保つためには、企業側で明確なルールを設けて適切に管理することが求められます。
特に、学生アルバイトの場合は通学定期券の扱いが関わってくるため、正しい管理と手続きが重要になります。
ここでは、アルバイト従業員の通勤交通費を正しく管理するための基本的な2つのステップについて解説します。
ステップ1：面接時または採用時に正確な情報を確認する
まず、採用段階で交通費の支給ルールを明確に説明し、応募者の通勤経路や利用交通機関、通学定期券の有無などを具体的に確認することが重要になってきす。
特に、定期券の利用区間と通勤経路が重複するかどうかは、通勤交通費の支給額計算に影響する場合があるので、 正確に把握するようにしましょう。
口頭のみ説明だけでなく、雇用契約書や就業規則に交通費の支給条件（上限額、支給対象となる経路の基準など）を明記し、書面で合意を得ることが後のトラブル防止につながります。
認識の齟齬が生まれないよう、双方でしっかりと内容を確認する機会を設けましょう。
ステップ2：必要な書類を提出してもらう
通勤交通費を支給する際は、その根拠となる客観的な書類を提出してもらうことが不可欠です。
具体的には、自宅と勤務地の最寄り駅を明記した「通勤経路届出書」や、通勤経路や運賃がわかるウェブサイトのスクリーンショット、通学定期券を利用している場合はその区間がわかるようにコピーなどを提出してもらいます。
これらの書類を揃えて申請内容の妥当性を確認して、不正受給や計算ミスを防ぎます。
また、引っ越しによる住所変更や、学年が変わり通学区間が変更になった場合なども、定期的に登録情報を見直すフローを設けておくと、より正確な管理につながります。
アルバイト社員の通勤費管理にも役立ちます
通勤管理実務ガイドをダウンロードアルバイトの通勤手当の管理
企業がアルバイトの通勤手当を管理する際には単に社内ルールを設けるだけでなく、法的な観点や様々な状況を想定した対応が求められます。
特に「同一労働同一賃金」の原則や、長期休暇中のような特殊なケースへの配慮は重要です。
また、申請された通勤経路が合理的であるかを判断する基準も、公平な手当支給のためには欠かせない要素となります。
同一労働同一賃金に基づいた通勤手当
働き方改革関連法によって定められた「同一労働同一賃金」の原則は、通勤手当にも適用されます。
これは、同じ企業内で同じ仕事をしている場合、正社員とアルバイト・パートといった雇用形態の違いを理由に、通勤手当の支給において不合理な待遇差を設けてはならないというルールです。
例えば、「正社員には全額支給するが、アルバイトには支給しない」といった異なった扱いは、職務内容や責任範囲に明確な違いがない限り、違法と判断される可能性があります。
そのため、企業は雇用形態に関わらず、全ての従業員に対して公平な基準に基づいた通勤手当の規定を整備し、適用する必要があります。
以下の記事でもアルバイトの通勤手当の考え方について言及していますので、併せてお読みください。
「パート・アルバイトの通勤手当はいくら？ 通勤手当の考え方」
夏季休暇期間などで通学定期がない
学生アルバイトの場合は、夏休みや春休みなどの長期休暇期間中は通学しないことから定期券を更新しないことがあります。
この期間にアルバイトの勤務がある場合は、通勤のための交通費は実費で発生することになります。
企業側は、このような状況を想定して、対応ルールをあらかじめ定めておくことが望ましいでしょう。
例えば、長期休暇前に学生アルバイトにはその期間の通学定期券の有無を確認し、定期券がない期間については、実費に基づいた通勤交通費を日割りなどで別途支給する、といった対応が必要な場合も考えられます。
従業員からの申告を待つだけでなく、企業側からも能動的に確認することが円滑な労務管理につながるでしょう。
通勤経路の妥当性
申請された通勤経路が、合理的であるかを確認することも労務管理上重要な業務になります。
合理的とは一般的に「最も経済的かつ所要時間が短い経路」を指します。
例えば、特別な理由なく著しく遠回りなバス路線を使ったりする経路が申請された場合、企業はより合理的な経路への変更を求めることができます。
ただし、乗り換えの回数や時間帯による混雑状況なども考慮して、従業員の負担が大きすぎない範囲で、双方納得のいく経路を決定することが望ましい対応といえるでしょう。
通学定期券を通勤で利用してはいけない場合もある
アルバイトの通勤で通学定期券の利用が禁止されるケースは、主に通学定期券の不正利用に該当する場合です。
通学定期券は、学校が発行する通学証明書を提示して購入するため、その利用目的は「通学」に限定されています。
そのため、通学以外の目的で通学定期券を利用して通勤することは、本来の利用目的から逸脱していると見なされる可能性があります。
いくつかの鉄道会社やバス会社の交通機関の規約では、通学定期券の目的以外での利用を禁止していることがあります。
もし、通学定期券をバイトの通勤で利用していることが発覚した場合は不正利用と判断され、定期券の無効化や追徴金が課されるだけでなく、交通費の返還を求められたり、解雇などの懲戒処分につながる可能性もあります。
通学定期券の利用範囲は、発行元である交通機関の規約によって定められているため、事前に確認してルールを遵守することが重要になります。
まとめ
アルバイトの交通費は、通学定期券を持っていても企業の規定に基づいて支給されるケースが多く見られます。
支給ルールは「全額支給」「一部支給」「一律支給」など企業によって様々です。
ただし、交通費の支給は法律上の義務ではないため、支給されない場合もありますし、通学定期区間は対象外とする規定を設けている企業もあります。
学生アルバイトを雇用する際には、企業側は採用時に通学定期券の有無や、通勤経路の確認を行うとともに、通勤手当の支給ルールを明確に説明して、書面で合意することが不可欠になります。
双方で正確な情報を共有し、決められたルールを遵守することが、円滑な管理を行うため重要になります。
合理的な通勤経路の管理や正確な通勤交通費の管理の実現には、通勤管理サービスを利用することも有効な手段になります。通勤経路の判定を通勤管理Arvoで行うことで、効率よく管理を行うことができます。
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監修者：土田恵理
製造業の社内ＳＥを経てバイトルヒクマ入社。入社後は通勤管理ソリューションの専門ＳＥ一筋、数多くの企業での通勤管理業務の効率化プロジェクトに参画したのち、通勤管理Ａｒｖｏの初期開発リーダーを務める。
現在は、エバンジェリスト・営業・広報・マーケティングなど多角的に活動。
