派遣社員の通勤管理が複雑な３つの理由と管理の効率化
2020年4月に施行された改正労働者派遣法により、派遣社員にも「同一労働同一賃金」の原則が適用され、通勤手当の支給が原則となりました。
これに伴い、派遣会社や派遣先企業では、派遣社員の通勤経路や手当を正確に管理する必要性が高まっています。
しかし、派遣社員の通勤管理は、勤務形態の多様化や頻繁な契約更新といった特有の事情から、複雑化しやすい傾向にあります。
この記事では、派遣社員の通勤管理が複雑になる理由を解説するとともに、管理業務を効率化するための具体的な方法を紹介します。
<この記事でわかること>
| ・派遣社員への通勤手当支給の基本ルール ・派遣社員特有の働き方によって通勤管理が複雑化する理由 ・手作業による管理の限界と、システムを活用した効率化の方法 |
通勤費管理業務のまとめ
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2020年4月1日に施行された「労働者派遣法」により、派遣社員にも通勤手当が支給されることが原則となりました。
これは、正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間の不合理な待遇差を解消することを目指す
「同一労働同一賃金」
の考え方に基づいています。
この法改正に伴い、労働者派遣を行う派遣会社は、派遣社員に対して通勤手当を適切に支給する責任を負うことになりました。
「同一労働同一賃金」の考え方
「同一労働同一賃金」とは、同じ企業内で同じ業務内容に従事する労働者に対し、雇用形態を理由に待遇差を設けることを禁止する原則です。
詳しくは厚生労働省の「同一労働同一賃金特集ページ」をご参照ください。
派遣労働者の場合、比較対象となるのは派遣先で同じ仕事をしている正社員になります。
基本給や賞与だけでなく、通勤手当を含む各種手当もこの原則に含まれます。
派遣会社は派遣先の労働者との均等・均衡を図る「派遣先均等・均衡方式」か、一定の要件を満たす労使協定を締結する「労使協定方式」のいずれかを選択し、派遣労働者の待遇を決定します。
派遣先均等・均衡方式と労使協定方式の概要は以下の通りです。
| 派遣先均等・均衡方式 | 派遣先企業の待遇に合わせて待遇を決定 | |
| 労使協定方式 | 派遣元会社と労働者間で派遣社員の待遇を決定 | |
これにより、派遣先の正社員に通勤手当が支給されているのであれば、派遣社員にも不合理な差がないように支給されることになります。
同一労働同一賃金と通勤管理については「「同一労働同一賃金」と通勤管理の関係」で詳しく紹介しています。
派遣社員の通勤手当、２つの支給方法
派遣会社が派遣社員に支払う通勤交通費の支給方法には、主に「実費支給」と「定額支給」の2種類が存在します。
実費支給は実際にかかった費用が支払われる方法で、定額支給は毎月決められた金額が支払われる方法です。
| 実費支給 | 通勤でかかった費用を実費で支給 | |
| 定額支給 | 一定額を毎月支給 | |
どちらの方式が採用されるかは雇用主である派遣会社の規定により決まります。
派遣社員への通勤手当の支給方式は派遣会社が決定する
派遣社員に支給される通勤手当の具体的な支給方式は、直接の雇用主である派遣会社が自社の規定に基づいて決定します。
同一労働同一賃金の原則によって、派遣先の正社員との間で不合理な待遇差を設けることは禁止されていますが、これは必ずしも派遣先と全く同じ支給方法にしなければならないという意味ではありません。
例えば、派遣先企業が全従業員に対して通勤費を実費で全額支給している場合でも、派遣会社側が福利厚生や計算事務の観点から定額支給を選択することがありますが、支給の形態が異なっていたとしても、全体の待遇バランスが適切に保たれていれば法的な問題はありません。
労使協定方式を採用している派遣会社の場合、通勤手当の金額は厚生労働省が公表する
「同種の業務に従事する一般労働者の賃金」
の基準を満たす必要があります。
この基準は、通勤に要する実費を支給するか、あるいは時給に通勤手当相当分を加算する形で設定されます。
時給に含めて支給する場合の基準額は年度ごとに更新されており、2026年度（令和8年度）の場合は時給換算で「79円」と定められました。
派遣会社は常に最新の基準値を遵守しながら、最適な支給方式を選択して運用することになります。
重要なのは、通勤手当を含めた全体の待遇において、派遣先の正社員との間に不合理な差が生じないことです。
通勤手当と業務交通費における消費税処理（インボイス制度）の対応
派遣会社から請求される派遣料金に含まれる通勤手当については、派遣先企業が人材派遣会社から適格請求書（インボイス）を受領・保存することで、消費税の仕入税額控除の対象となります。
これは人材派遣が、サービス利用に対する支払いであり、消費税の課税対象となるためです。
一方、派遣社員が業務上の出張などで立て替えた経費などの交通費に関しては、支払方法と契約内容によって「出張旅費等特例」の適用を検討可能です。
この特例を活用すれば、派遣先企業が派遣元企業を通じて派遣社員に出張費用を支払う場合、一定の要件を満たすときに限り、インボイスがなくても帳簿への正確な記載のみで控除を受けられることがあります。
この場合、派遣契約書等で派遣元企業が旅費を「預かり金」として受け取り、社員に支払う旨が明示されている必要があります。
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派遣社員の通勤管理が複雑な３つの理由
通勤手当の支給対象となる通勤経路は、派遣会社に申請し、承認を得る必要があります。
一般的に認められるのは、自宅から派遣先までの「最も経済的かつ合理的な経路」となり、 移動時間や費用を総合的に判断して最も効率的とされるルートで、多くの場合、最短・最安の経路が基準となります。
最短・最安の「合理的な経路」の判定・チェックが難しい
どの通勤ルートが最も経済的かつ合理的と判断するかという最適経路の判定は難しい問題です。
実際の通勤においては利便性や所要時間も無視できません。
例えば、運賃が最も安い経路であっても、乗り換え回数が極端に多かったり、接続待ち時間が長すぎたりする場合は合理的な経路とは言い難いケースがあります。
また、自宅や勤務先の最寄り駅が地図上の直線距離で最も近い駅が必ずしも最適とは限りません。
少し離れた駅を利用する方が所要時間を大幅に短縮できることもあるため、判定基準は複雑化しがちです。
こうした背景から、申請された経路が妥当かどうかを一つひとつ精査する労力が発生します。
特に複数の鉄道路線が入り組む都市部では、候補となる経路が膨大になり、担当者によって判断にばらつきが生じる可能性もあります。
複数の最寄駅と通勤経路の判定については「複数の最寄駅と通勤経路の判定」で詳しく紹介していますのでご参照ください。
在宅と出勤が混在するハイブリッドワークによる日割・実費精算の煩雑さ
昨今の働き方の多様化により、週3日勤務や時短勤務、さらには在宅勤務と出社を組み合わせるハイブリッドワークが普及しました。
これにより、一律で月額の定期代を支給する運用から、実際に出勤した日数分だけを支払う実費精算への切り替えが進んでいます。
実費精算を採用する場合、毎月の勤怠データと照らし合わせ、出勤日数に応じた支給額を一人ひとり算出しなければなりません。
特に派遣社員は契約更新や就業条件の変更が頻繁に発生するため、計算対象となる期間や単価の確認に多大な時間を要します。
手作業での修正はミスを誘発する原因となります。
派遣でよくある契約更新や、頻繁な拠点異動による払い戻し・再計算
派遣社員の働き方では、一つの契約期間中に複数の就業場所を巡回したり、契約更新のタイミングで勤務拠点が変更になったりするケースが少なくありません。
こうした拠点の異動が発生するたびに通勤経路の再申請と再確認が必要になります。
管理担当者はその都度、合理的な経路判定を行う負担を強いられます。
特に月をまたいで拠点が移動する場合や、月の途中で勤務地が変更になる場合には、旧拠点までの定期代の払い戻し計算や、新拠点までの日割り計算を並行して行う必要があり、事務作業の工数が急増します。
また、同一の派遣期間内であっても、日によって異なる拠点で就業する形態では、従来の「一律の定期代支給」という運用はできず 実費精算をベースにすることになりますが、日々の就業場所と実際に利用した交通手段を突き合わせる作業は非常に煩雑です。
こうした拠点移動が頻繁な派遣現場においては、手作業による計算は支給漏れや二重支払いのリスクを高めます。
【徹底比較】Excel（手計算）VS通勤管理システム
派遣社員の複雑な通勤管理に対応するには、Excelでの手計算か、専用の通勤管理システムの利用が主な選択肢になります。
Excelは追加コストなしで利用できる一方、手入力によるミスや経路検索の負担、計算式の属人化といった課題があります。
特に、頻繁な拠点変更やハイブリッドワークに伴う日割り計算は、担当者の大きな負担となり、誤支給のリスクも高まります。
対して通勤管理システムは、導入コストがかかるものの、経路の自動検索・判定、勤怠データと連携した支給額の自動計算など、手作業に起因する課題の多くを解決できます。
| 管理項目 | Excel・手作業 | 通勤管理システム |
|---|---|---|
| 経路の妥当性チェック | 毎回乗換サイトなどで検索 | 住所入力だけで最安・最短ルートを自動判定 |
| 日割・実費支給の計算 | 勤怠データを元に手入力 | 勤怠データを取り込み、自動算出 |
| 拠点異動時の対応 | 払い戻しや日割計算を毎回実施 | 異動日を指定することで、ワンクリックで自動算出 |
「通勤管理Arvo」で派遣社員の通勤管理を効率化
派遣社員特有の複雑な通勤管理の課題を解決するためには、専用システムの活用が有効になります。
「通勤管理Arvo」は、これまで手作業で行っていた煩雑な業務を自動化し、担当者の負担を大幅に削減します。
派遣社員の管理で特に問題となる「合理的な経路の判定」「ハイブリッドワークに伴う実費精算」「頻繁な拠点異動による再計算」といった課題に対応する機能を備えており、正確かつスピーディーな業務を実現します。
これにより、人為的ミスを防ぎ、属人化しがちな通勤管理業務の標準化を推進することができます。
通勤ルートの自動判定：目視チェックをゼロにする「適否判定」機能
「通勤管理Arvo」は、運賃、所要時間、乗り換え回数などの要素から「適否判定」機能で規定にあった、最も経済的かつ合理的な通勤経路を自動で判定します。
従業員から申請された経路が、会社規定の基準（最安、最短など）を満たしているかを「通勤管理Arvo」が自動でチェックし、適否を判定するため、担当者による目視確認作業が不要になります。
これにより、経路確認にかかる時間を大幅に短縮できるだけでなく、担当者による判断のばらつきを防ぎ、公平な手当支給を実現します。
承認作業もシステム上で完結するため、ペーパーレス化も促進できます。
勤怠データにあわせた通勤手当の支給：日割・実費の通勤交通費を自動一括登録
「通勤管理Arvo」は、ｃｓｖデータで勤怠管理システムと連携が可能です。
出勤日や勤務実績のデータを取り込み、ハイブリッドワークや時短勤務など多様な働き方に合わせた通勤手当を自動で算出します。
これにより、担当者が手作業で勤怠データと照合したり、電卓で計算したりする手間がなくなり、計算ミスや確認漏れを防止し、給与計算業務全体を効率よく、給与計算業務の迅速化に貢献します。
拠点異動時の払戻額の自動算出
派遣社員に多い契約更新や月の途中での勤務地変更にも「通勤管理Arvo」は対応しています。
拠点異動が発生した際、システムが旧定期区間の払い戻し額や、新拠点までの新規購入額、日割り運賃などを自動で計算します。
担当者が複雑な払い戻しルールを都度調べる必要がなくなり、正確な金額を迅速に算出できます。
異動日を基準として払い戻し額や新規支給額を自動算出を行い、計算ミスや支給漏れといったリスクを大幅に低減、スムーズな事務処理を支援します。
まとめ
2020年4月の法改正により、「同一労働同一賃金」の原則が適用され、人材派遣の社員にも原則として通勤手当が支給されるようになりました。
派遣社員へ通勤手当を支給する方式には「派遣先均等・均衡方式」と「労使協定方式」の２通りが、支給方法には「実費支給」と「定額支給」があり、どちらが採用されるかは雇用主である派遣会社の規定によります。
基本的には「最も経済的かつ合理的な経路」が通勤経路として採用されることになりますが、その判定自体が難しく煩雑な業務になりますし、ハイブリッドテレワークや、拠点異動など、派遣社員の通勤管理業務は常に煩雑で負荷が高い業務です。
通勤手当は一定額まで所得税が非課税となる一方、社会保険料の算定基礎には全額が含まれ、手取り額や将来の年金額に影響を与えることにもなり、 複雑なルート判定、日割精算や勤務拠点異動への対応など、派遣社員の通勤経路や通勤手当額の正確な管理を行うためには、手作業では難しい業務です。
「通勤管理Arvo」を利用することで、派遣社員の方の通勤経路も正確に管理することができ、労務担当者の負担を削減し。ミスなく正確な管理を実現します。
また、通勤経路だけを把握したい、勤務実態に合わせた日割実費支給を管理したいといった細かなニーズにも対応いたします。
「通勤管理Arvo」にご興味がありましたらお問い合わせください。
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監修者：土田恵理
製造業の社内ＳＥを経てバイトルヒクマ入社。入社後は通勤管理ソリューションの専門ＳＥ一筋、数多くの企業での通勤管理業務の効率化プロジェクトに参画したのち、通勤管理Ａｒｖｏの初期開発リーダーを務める。
現在は、エバンジェリスト・営業・広報・マーケティングなど多角的に活動。
