複数の勤務地に通勤、通勤手当はどう考えるべき？｜管理方法や注意点を解説
従業員が複数の拠点で業務を行うケースもありますが、このような状況で課題となるのが、
通勤手当の扱い方についてではないでしょうか。
勤務地が複数になることで、どの区間の交通費をどのように支給すればよいか、
経理や人事担当者は頭を悩ませることも少なくありません。
この記事では、複数の勤務地を持つ従業員への通勤手当に関する基本的な考え方から、
具体的な支給方法、税務上の注意点、そして企業が円滑に運用するための
管理方法までを詳しく解説します。
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複数の勤務地がある場合の通勤手当に関する基本的な考え方
通勤手当は法律で支給が義務付けられているものではなく、
福利厚生の一環として多くの企業が独自に定める性質のものです。
そのため、勤務地が複数ある従業員への対応も、各社の規定に委ねられます。
基本的な考え方として重要なのは、
どの移動を「通勤」とし、
どの移動を「業務上の移動」と区別するかです。
一般的に、自宅から主たる勤務地への移動は「通勤」と見なされますが、
主たる勤務地から別のサテライトオフィスへの移動は、
業務に伴う交通費として扱われることになります。
勤務パターンで変わる！複数拠点での通勤手当の主な支給方法
勤務地が複数ある従業員への通勤手当支給方法は画一的なものではなく、
従業員の出勤パターンや各拠点の利用頻度によって、 企業側と従業員側の双方にとって
合理的で公平な方法を選択する必要があります。
例えば、週のほとんどを特定の拠点で過ごす場合と、日によって勤務地が変動する場合とでは、
最適な交通費の支給形態は異なってくるでしょう。
企業の運用コストや従業員の申請負担を考慮して、
実態に合った支給方法を検討することがトラブルを防ぎ、
円滑な制度運用につながっていきます。
メインの勤務地までの定期代と他拠点への交通費を実費で支払う
複数の勤務先への通勤手当を支給する方法として、
出勤頻度が最も高い拠点を「メインの勤務地」と定めて、
その区間の通勤定期代を支給する方式があります。
メインの勤務地から他の拠点へ移動する場合や、
自宅から直接メイン以外の拠点へ出勤する際の交通費は、
その都度旅費交通費で精算します。
この方法は、従業員の主な通勤コストを固定化できるため、
企業側の予算管理がしやすいという利点があります。
一方で、従業員は実費精算の手間が都度発生して、
一時的な立て替え負担が生じるというデメリットもあります。
全ての移動を実費通勤費として精算する
特定のメイン勤務地を定めず、日によって勤務する場所が変動する従業員に対しては、
定期券を支給せずに全ての移動を実費で精算する方法が適しているでしょう。
この方式では、自宅からその日に勤務する拠点までの往復の交通費を
従業員から申請してもらい、給与と合わせて支払います。
定期券を購入するよりも実際の通勤の交通費が安く収まる場合に有効であり、
無駄なコストを削減できる点がメリットです。
しかし、従業員ごとに出勤日や経路が異なるため、
経理担当者の申請内容の確認や計算業務が煩雑化する可能性があります。
申請ルールや経路の合理性チェックなど、運用管理をどのように行っていくのか、
体制を整備しておくことが重要になってきます。
複数の勤務地をカバーできる定期券代を支給する
従業員の自宅と複数の勤務地の位置関係によっては、
それぞれの区間の定期券を個別に購入するよりも、複数の区間を一枚でカバーできる
定期券を購入した方が経済的な場合があります。
この支給方法は、従業員が複数の勤務地間を柔軟に移動できるようになり
利便性が高まるほか、合計の交通費を抑えられる可能性があります。
ただし、このような特殊な定期券が全ての路線で提供されているわけではなく、
適用できるケースは限定的です。
利用を検討する際は、対象となる従業員の通勤経路を個別に確認し、
定期券でカバー可能なのか、費用対効果などを慎重に判断する必要があります。
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知っておきたい複数勤務地における通勤手当の税務上のルール
勤務地が複数ある従業員への通勤手当を支給する場合には、
税務上のルールを正しく理解しておくことも重要になってきます。
通常の通勤手当と同様に所得税の非課税限度額が適用されてきますが、
計算基準が通常とは異なる場合があります。
また、社会保険料の算定基礎に通勤手当が含まれる点も忘れないようにしておきましょう。
誤って解釈してしまうと、追徴課税、社会保険料の修正といった事態になりかねますので、
企業と従業員の双方に不利益が生じないように、
複数勤務地特有の税務処理について正確に把握しておきましょう。
所得税の非課税限度額は最も遠い勤務地を基準に計算する
通勤手当には、所得税が非課税となる限度額が定められています。
複数の勤務地がある場合の非課税限度額の計算基準は、
国税庁の質疑応答事例によると、それぞれの勤務地への通勤日数に応じた
運賃等の合計額が基準となります。
非課税限度額の考え方は、例えば月の途中で通勤方法や通勤距離が変更になった場合、
変更前と変更後のいずれか長い方の通勤距離に応じた金額（月額）を
非課税限度額とすることができるとあります。
これは、特に交通用具を利用した通勤の場合に影響があります。
例えば、自宅から近いA事業所に勤務地していて月の途中から、
遠方のB事業所へ出勤することになったケースの場合は、
非課税限度額はB事業所への通勤距離に応じた非課税下渡額よって計算して差し支えありません。
社会保険料の算定基礎に通勤手当は含まれる
健康保険や厚生年金保険といった社会保険料の算定においては、
原則として通勤手当の全額が「報酬」に含まれます。
これは、通勤手当が労働の対償として継続的に支給されるものと見なされるためです。
したがって、複数の勤務地への移動によって支給する通勤交通費の総額が増加すれば
標準報酬月額も上昇し、 結果として企業と従業員がそれぞれ負担する
社会保険料の金額も増えることになります。
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企業が複数勤務地の通勤手当を運用する際のポイント
勤務地が複数ある従業員への通勤手当を適切に運用するうえで、
公平性や透明性を担保するために社内ルールを明確に整備することが不可欠になります。
そして、申請される交通費が実態に即しているか、
経済的な合理性があるかを確認する手法を確立することも円滑な運用に繋がります。
通勤手当の支給ルールを就業規則で明確に定める
複数の勤務地で働く従業員への通勤手当の支給に関するルールを、
就業規則や賃金規程に具体的に定めておきましょう。
「主たる勤務地」の定義や、そこまでの通勤交通費をどのように支給するか、
そしてそれ以外の勤務地への移動にかかる交通費の精算方法など明文化していきます。
また、実費精算時の申請手続きや期限、承認フローなども具体的に定めることで、
従業員が迷うことなく申請でき、管理者側も統一された基準で処理を進めることができます。
経済的かつ合理的な通勤経路であるかを確認する
従業員から通勤手当の申請があった際は、
その経路が最も経済的かつ合理的であるかを確認する作業が欠かせません。
特に、複数の勤務地への移動で交通費が実費精算される場合、
従業員が選択した経路が最短時間または最安運賃であるかを検証する必要があります。
経路検索システムなどを利用して、企業として標準とするルートを
あらかじめ確認しておくことは有効です。
ただし、運賃の安さだけを追求するのではなく、
乗り換え回数が極端に多い、あるいは所要時間が長すぎるといった、
従業員に過度な負担を強いる経路は合理的とは言えません。
コストと従業員の負担のバランスを考慮した柔軟な判断が求められることになります。
まとめ
勤務地が複数ある従業員への通勤手当の支給方法は、
各企業それぞれの規定で決まってきます。
メインとなる勤務地までの定期代と実費交通費を組み合わせる方法や、
全額を実費で精算する方法などがありますが、
企業の通勤管理規定や従業員の勤務実態に合わせた方法で運用していくことが大切になります。
税務面では、所得税の非課税限度額の計算基準が最も遠い勤務地になる点や、
社会保険料の算定基礎に交通費が含まれる点を正確に理解して運用していきましょう。
その際に重要になってくるのは、公平で透明性の高い支給基準を就業規則で明確に定め、
通勤経路の経済的合理性を確認しながら運用することです。
公平性のある適切な管理を行うことで、
コストを最適化し、従業員の納得感を高めることができるでしょう。
通勤管理サービスをご利用いただくことは、
通勤経路の適正かつ公平な判断を実現する良い一手となります。
「通勤管理Arvo」は、社内規定にあった通勤経路を、
１従業員に対して複数、事前に登録しておくことができます。
各経路ごとに、定期代としての通勤手当を管理したり実費通勤費を管理でき、
また、従業員による実費通勤費の申請を行う機能も標準でご利用いただけます。
その他にも、１か所の勤務地に複数の通勤経路を登録しておくといったご利用方法も可能です。
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