通勤手当の計算方法｜いろいろな交通手段の計算方法を解説
通勤手当の計算方法のあれこれ
福利厚生の一環として、通勤手当の支給を行っている企業は多いでしょう。
通勤手当は、公共交通機関の場合は定期券代を基準に計算されることが一般的ですが、
マイカーやバイク通勤の場合は、通勤距離に応じたガソリン代支給を計算する方法や、
距離単価を用いる方法などがあります。
当記事では、通勤手当の考え方や、計算方法について解説していきます。
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通勤手当の定義
通勤手当とは、従業員が自宅から勤務先まで通勤するためにかかる費用を、企業が支給するものです。
これは労働基準法において賃金の一部と位置付けられており、多くの場合、
給与に上乗せして支払われます。
支給の有無や金額、方法は企業の規定によって異なりますが、
一般的に多くの企業で導入されています。
通勤手当と交通費との違い
通勤手当と交通費は混同されがちですが、明確な違いがあります。
一般的に通勤手当と呼ばれるものは「通勤交通費」とも呼ばれ、
従業員が自宅から勤務先まで移動する、通勤のための交通費
を会社が補助する性質のものです。
この移動には、仕事、業務を遂行するための要素は含まれません。
一方、交通費は「旅費交通費」とも呼ばれ、
仕事、業務を遂行する上で発生する移動にかかる交通費
のことを指します。
具体的には、取引先への訪問や出張など、業務に直接関連する移動にかかる電車賃、
バス代、タクシー代などの交通費が対象になります。
つまり、業務遂行のために必要な交通費は経費として扱われます。
通勤交通費が従業員の所得の一部として扱われるのに対し、
交通費は会社の経費として処理されるという点が大きな違いになります。
通勤手当の支払い義務
労働基準法では、通勤手当に関する明確な規定は設けられておらず、
基本的に通勤にかかる費用は会社への法律上の支払い義務はありませんが、
多くの企業では福利厚生の一環として通勤手当を支給しています。
通勤手当を支給するかどうか、またその金額や計算方法については、
各会社の就業規則や賃金規程に委ねられています。
社内規程に「通勤手当を支給する」と定められている場合は、
会社はそれに従って通勤手当を支払う義務が生じる、ということになります。
正社員だけでなく、アルバイトやパートタイマーの通勤手当の支給も、会社の規程によります。
2020年4月に施行された同一労働同一賃金の考え方に基づいて、
正社員と同じ業務内容であるにも関わらず、雇用形態の違いだけで通勤手当に
不合理な差を設けることは禁止されています。
通勤手段別の計算方法
通勤手当の計算方法は、主に利用する通勤手段によって異なります。
公共交通機関の場合は定期券代を基に計算されることが一般的です。
マイカーやバイク通勤の場合は、通勤距離を考慮したガソリン代などを算出する方法が
多く用いられます。
また、企業によっては自転車や徒歩通勤の場合にも手当を支給することがありますが、
計算方法は企業の規程によります。
公共交通機関での計算
公共交通機関を利用する場合、通勤手当の計算は定期券代を基準に行われることが多いようです。
利用する通勤経路は、最も経済的かつ合理的な経路・方法が基準となります。
通勤日数が少ない従業員に対しては、出勤日数に応じた実費を計算して支給する企業も多くあります。
電車・バス利用の場合
電車やバスなどの公共交通機関を利用する場合の通勤手当は、
一般的に定期券の代金を基準に計算されます。
多くの企業では、1ヶ月、3ヶ月、あるいは6ヶ月分の定期券代をまとめて支給しています。
長期の定期券は割引率が高いため、会社によっては費用を抑えるために
まとめて支給することがあります。
通勤日数が少ない従業員に対しては出勤した日数に応じて、通勤経路の片道運賃を基準として
実費の通勤手当を計算し支給する企業も多く見られます。
実費支給については
「実費支給の通勤手当について｜考慮すべき点も紹介」
で解説していますので、ご参照ください。
ICカード利用の場合
ICカードを利用して通勤する場合の通勤手当の計算方法は、
定期券代に準じて計算されることが一般的です。
企業によっては、IC運賃の割引などを考慮し、実費での精算を認めるケースもあります。
この場合、実際にICカードで支払った運賃の合計を基に計算します。
ICカードの種類によっては、運賃に特典割引が適用されるものもあるため、
会社によっては就業規則で通勤手当の対象となるICカードを指定している場合もあります。
通勤日数が少ない従業員に対しては、ICカードの利用履歴などを基に、
出勤日数に応じた実費を通勤手当として支給する企業も見られます。
ICカードによる実費精算は、従業員の実際の通勤費用に近い金額を支給できる一方で、
経理担当者にとっては履歴の確認や計算といった業務の手間が増えるといった側面もあります。
自動車やバイクでの計算方法
自動車やバイクで通勤する場合の通勤手当の計算方法は、いくつかの方法があります。
ガソリン価格の相場を元にした単価と燃費で計算する方法や、
片道の通勤距離に企業が定めた1キロメートルあたりの単価を乗じた計算式で算出する方法などが
あります。
いずれの計算方法を採用する場合でも、通勤距離を正確に把握することがポイントになります。
この時の距離は、直線距離、道なり距離何れかで算出することになります。
また、車通勤を認める際には通勤手当の計算方法だけでなく、
就業規則等で利用条件や支給基準を明確に定めておくことが望ましいでしょう。
車通勤の通勤手当の考え方については
「マイカー通勤者の通勤交通費はどう考えればいい？ガソリン代計算方法のあれこれ」
で解説していますので、併せてご参照下さい。
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自転車や徒歩での計算
自転車や徒歩で通勤する場合の通勤手当については、
企業の規程によって支給の有無や計算方法が異なります。
自転車通勤に対して通勤手当を支給する場合は、マイカー・バイク同様に
通勤距離に応じた通勤手当を支給するケースもあれば、
一律の通勤手当を支給するケースもあります。
一方、徒歩通勤の場合は、原則として通勤手当は支給されない場合が多いでしょう。
これは通勤手当が
「交通機関の利用または交通用具の使用のために支出する費用に充てるもの」
と定められているためです。
ですが、企業によっては徒歩通勤者にも福利厚生の一環として一定額を支給することがあります。
自転車通勤に対する通勤手当の考え方は
「自転車通勤でも通勤手当は必要？支給額や規則、よくある疑問を解説」
徒歩通勤の場合の通勤手当に関しては
「徒歩で通勤する社員へ通勤手当は必要？｜徒歩通勤の扱いについて解説」
で解説しています。こちらも合わせて、ご参照ください。
タクシーでの計算
タクシーでの通勤手当は一般的な通勤手段ではないため、その計算方法や支給については
状況を確認しつつ判断する必要があります。
まず、タクシーでの通勤が「最も経済的かつ合理的」であると認められる場合に限り、
通勤手当の支給対象となり得ます。
例えば、以下のような場合が該当します。
- 勤務時間が深夜や早朝で公共交通機関が運行していない場合
- 従業員が他の交通手段を持たない場合
計算方法は、実際に利用したタクシーの料金の合計である実費を基に算出することが
考えられますが、タクシー料金は利用時間や距離、交通状況によって変動するため、
毎月の支給額が変動する可能性があります。
そのため企業によっては、特別な事情がある場合に限りタクシー利用を認め、
その都度実費精算を行うなどの運用をする場合もあります。
また、緊急な業務による一時的なタクシー利用は、
通勤手当ではなく旅費交通費として経費計上されることもあるでしょう。
その他の通勤方法での計算
公共交通機関やマイカー以外にも、特定の条件を満たすことで支給対象となる通勤方法があります。
代表的な例として、新幹線通勤が挙げられます。
新幹線通勤は、遠距離居住の従業員を確保する目的などで導入されることがありますが
その通勤手当の計算は 「最も経済的かつ合理的な経路」での定期券代を基準とすることが一般的です。
ただし、新幹線の特急料金を含めた全額を支給するか、あるいは在来線相当額のみを
支給するかは企業の規定に委ねられています。
高速道路などの有料道路を利用した車通勤を認める場合もあります。
この場合の計算方法は、一般道のガソリン代相当額に加え、
実際に発生する有料道路の料金を実費として加算支給する形式が一般的でしょう。
ただし、有料道路の利用が認められるのは、利用によって通勤時間が大幅に短縮されるなど、
合理的な理由がある場合に限られます。
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通勤手当の課税
通勤手当は、従業員に支給される給与所得の一部ですが、
所得税法によって定められた非課税限度額までは所得税がかかりません。
この課税額は、公共交通機関を利用する場合は月額15万円、
交通用具利用の場合は片道の通勤距離に応じて細かく定められています。
非課税限度額を超える部分の金額は、給与として課税対象となります。
通勤手当と非課税限度額については
「通勤手当に課税されているのはなぜ？！所得税と通勤手当の関連について」
で詳しく解説していますので、あわせてご参照下さい。
パート・アルバイトの通勤手当
通勤手当を支給するかどうか、またその金額や計算方法は、企業の就業規則や賃金規程によります。
同一労働同一賃金の原則により、正社員とパート・アルバイトの間で
不合理な待遇差を設けることは禁止され、正社員とパート・アルバイトの通勤手当に関しても
同様の支給をすることが原則になります。
ただし、正社員には定期券代を支給し、パート・アルバイトには出勤日数に応じた
実費を支給するなど、合理的な違いを設けることは問題ありません。
パートやアルバイトに通勤手当を支給する場合も、所得税法上の非課税限度額が適用されます。
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払い戻し時の給与計算
払い戻しを行う際には、使用期間分の通勤手当額のほか、
公共交通機関の場合は解約手数料を考慮する必要がでてきます。
また、払戻額の他にも、所得税法に基づいた通勤手当の課税額も見直さなければなりません。
特に、非課税限度額を超えた通勤手当を支給していた場合は、
所得税の課税額に影響が出る可能性があります。
公共交通機関（鉄道やバス）
公共交通機関の定期代を通勤手当として従業員に支給している場合、
払い戻し金額の算出方法は、その定期券を購入した鉄道会社やバス会社で定められています。
基本的には払い戻しを申し出た日を基準として、経過した月数に応じた定期運賃と、
手数料を差し引いた金額が戻ってきます。
鉄道の場合、1ヶ月単位で利用期間が計算され、1ヶ月未満の端数は1ヶ月として
扱われるのが一般的です。
バスの場合は、使用済み日数で利用済み運賃を算出することもあります。
払い戻しによって生じた過払い分は、従業員から企業へ返還することになります。
また、通勤手当を支給する時には、その通勤手当額に対する課税となる範囲を
算出していますので、払い戻しが行われる際には払い戻し額に応じて、
改めて支給した通勤手当の金額を基に課税額の計算を行うことが求められます。
非課税限度額を超える通勤手当の支給を行っていた場合は、払い戻し時には課税額に
影響が出る可能性もあり、 経理担当者は払い戻しによる過払い金の精算と合わせて、
従業員の所得税における課税額についても再計算し、 必要に応じて年末調整などで調整を
行う必要があります。
その他の通勤手段
公共交通機関以外の通勤手段の場合の通勤費の計算は、
各社固有のルールで運用しているケースがほとんどです。
払い戻しが発生した際にも、各社のルールで払戻額の算出を行っていることでしょう。
その計算ルールに沿って通勤費の払戻額を再計算し、その結果に基づいて所得税の課税額を
再調整することになります。
例えば、自家用車通勤で定期的なガソリン代を支給している場合、
退職などで支給期間が短縮された際には未経過期間分の過払いが生じる可能性があります。
その際は過払い分の返還を求めるだけでなく所得税の再計算を行い、
必要に応じて年末調整などで調整するといった作業が必要になります。
定期券の払い戻しについては、
「定期券の払い戻し計算とは？｜通勤定期を解約する方法とそのポイント」
年末調整と通勤手当の関係については、
「通勤手当は年末調整に含まれる？給与収入の考え方を解説」
で詳しく解説していますので、併せてご参考ください。
まとめ｜適切な通勤手当制度の運用
適切な通勤手当制度を運用するために、就業規則等で支給条件や計算方法を明確に定めることが
重要です。
公共交通機関、マイカー、自転車、徒歩など、多様な通勤手段に対応できるよう
ルールを整備する必要があります。
テレワークの普及なども踏まえ、出勤日数に応じた実費支給など、
働き方の変化に合わせた柔軟な対応も求められます。
また、税務上の非課税限度額を正確に把握し、適切な課税処理を行うことも大切です。
通勤手当は従業員間の公平性を保ちつつ、企業の状況に合わせた制度設計と適切な運用が
求められます。
合理的かつ経済的な通勤経路の判定や正確な通勤手当の算出、課税額、非課税額の計算を
効率よく行うためには、通勤管理サービスを導入することも有効な手段になります。
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