通勤手当と旅費交通費はどこが違う？｜会計の扱いについても解説
企業が従業員に支払う交通費には、通勤手当と旅費交通費の2種類があります。
どちらも移動にかかる費用ではあるのですが、その性質や税務・社会保険における取り扱い、会計処理が異なっています。
本記事では、通勤手当と旅費交通費の具体的な違いやそれぞれの取り扱いについて解説します。
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通勤手当と旅費交通費の違いとは
通勤手当と旅費交通費は、どちらも従業員の移動にかかる費用として会社が支払うものではあるのですが、性質には明確な違いがあります。
これらの交通費は、所得税や社会保険料の計算に影響するため、正しく扱う必要があります。
通勤のために発生する費用
通勤のために発生する費用を一般的に通勤手当と呼びます。
これは従業員が自宅から勤務先まで通勤するためにかかる費用に対して、会社が支給する手当です。
通勤手当の支給は法律で義務付けられているものではなく、支給の有無や金額、計算方法、支給形態（現金支給、定期券の現物支給など）は会社の規定によって決まります。
そして通勤手当は、従業員の福利厚生の一環として位置づけられることが多く、毎月の給与の一部として定期的に支給されるのが一般的です。
公共交通機関を利用する場合、最も経済的かつ合理的な経路での運賃が基準となる場合が多いです。
自家用車やバイクでの通勤の場合には、燃費や通勤距離などを考慮して算出されることがあります。
業務移動のために発生する費用
業務移動のために発生する費用は旅費交通費と呼ばれます。
これは、従業員が出張や営業活動、研修などで通常の勤務地以外の場所へ移動する際に発生する費用を指します。
例えば、顧客先への訪問にかかる電車賃やバス代、出張時の新幹線代や飛行機代、宿泊費などが該当します。
旅費交通費は、業務遂行のために必要な経費であって、業務事由を持たない通勤手当とは異なり、日々の業務内容や移動先によって金額が変動します。
会社は旅費規程に基づき、これらの費用を実費弁償として支給します。 法律上、業務に必要な交通費は会社が負担する義務があります。
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企業が従業員に支払う交通費の種類
企業が従業員に支払う交通費は、大きく分けて通勤交通費と旅費交通費の2種類に分類されます。
通勤交通費、すなわち通勤手当は、従業員が自宅から勤務先まで通勤するために発生する費用を指し、 これには電車やバスの運賃、マイカー通勤におけるガソリン代などが含まれます。
一方、旅費交通費は、従業員が業務遂行のために出張や顧客訪問などで勤務地以外へ移動する際に発生する費用です。
こちらは業務に必要な経費として実費精算されることが一般的です。
両者は、発生する目的、支給方法、そして税務・社会保険上の取り扱いにおいて違いがあります。
所得税の取り扱い
通勤手当と旅費交通費は、所得税の取り扱いも異なります。
通勤手当は原則として所得税の課税対象となりますが、一定の非課税限度額が定められています。
非課税限度額を超える部分については、給与所得として課税対象となります。
一方、旅費交通費は、業務のために必要な移動にかかる実費弁償としての性格が強いため、原則として所得税の課税対象とはなりません。
ただし、社会通念上不当に高額な日当や、業務に関係のない個人的な移動にかかる費用が含まれている場合は、課税対象となる可能性があります。
社会保険料への影響
通勤手当と旅費交通費は、社会保険料の算定においても取り扱いが異なります。
通勤手当は、健康保険や厚生年金保険などの社会保険料を計算する際の標準報酬月額に含まれます。
これは、通勤手当が労働の対価としての賃金や給与の一部とみなされるためです。したがって、通勤手当の金額が多いほど、社会保険料の負担額も増加します。
一方、旅費交通費は、業務遂行のために一時的かつ不定期に発生する実費弁償的な費用であり、労働の対価とはみなされません。そのため、旅費交通費は社会保険料の計算に含まれません。
この点が、通勤手当と旅費交通費の社会保険料における大きな違いとなります。
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交通費に関する会計処理
交通費に関する会計処理では旅費交通費という勘定科目が一般的に使用されます。しかし、通勤手当と旅費交通費では、その性質に応じて社内で明確に区分し管理することが重要です。
通勤手当は、給与の一部として人件費に関連する費用として処理されることが多いですが、会計上の勘定科目としては旅費交通費に含めることもあります。
旅費交通費、特に業務出張などにかかる費用は、領収書や交通費精算書に基づいて実費精算が行われます。この際、電車賃やバス代、宿泊費、日当などが旅費交通費として計上されます。
また、海外出張にかかる旅費交通費については、国内分と海外分で消費税の取り扱いが異なる場合があります。
まとめ
通勤手当と旅費交通費は、どちらも従業員の移動にかかる費用として会社が負担するものですが、その目的、性質、そして所得税や社会保険料の取り扱い、会計処理において明確な違いがあります。
通勤手当は自宅から会社への通勤にかかる費用であり、所得とみなされ社会保険料の算定対象となります。所得税についても非課税限度額を超える部分は課税されます。
一方、旅費交通費は業務上の移動にかかる実費弁償であり、原則として所得税や社会保険料の算定対象外となります。
正確な通勤手当の管理は、社会保険料の計算において重要な要素の一つとなります。
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