連絡定期券の通勤利用について｜考慮する点も
連絡定期券は、複数の鉄道会社やバス路線を1枚の定期券で利用できる便利な定期券です。
企業がこの連絡定期券制度を通勤手当として導入する場合、どのようなことを考慮する必要があるであるでしょうか。
連絡定期券の基礎知識から、通勤手当として支給する際のルール、導入に向けた具体的な準備、運用上の疑問点など考えていきます。
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そもそも連絡定期券とは？
連絡定期券とは、JRや私鉄、地下鉄、バスといった異なる公共交通機関の事業者が運営する複数の交通機関を、1枚のICカードや磁気券にまとめて購入できる定期券のことを言います。
それぞれで個別に定期券を購入するよりも割引が適用されるといったメリットがあります。
使い方は通常の定期券と同様に利用することができ、事業者ごとに定期券を購入する手間が省けるため管理が容易になるという点が、通常の定期券購入との大きな違いです。
連絡定期券を通勤手当として支給する場合の基本ルール
通勤手当の金額は、従業員が申請した通勤経路の料金に基づきますが、最も経済的かつ合理的な通勤経路であることが原則になります。
企業は、従業員が申請した経路と運賃が妥当であるかを確認して、支給する通勤手当額を決定することになります。
複数の経路が考えられる場合は、会社として経路を決定するルールを事前に定めておき、
そのうえで、利用する経路が連絡定期券の対象区間であるかどうかを判断することになります。
割引制度がある連絡定期券を導入する際に企業が準備すべきこと
連絡定期券を通勤手当として導入する場合、企業は事前に通勤手当として連絡定期が利用可能かどうか、検討のうえ導入の決定を行っていくことになるでしょう。
まず、どの範囲の経路を連絡定期の支給対象とするかを明確にし、既存の通勤手当の規程を見直すことが求められます。
また、連絡定期券の購入や更新に関する社内での申請フローも整備していきます。
通勤規定の策定や運用の導入準備をしっかり行ったうえで全従業員へアナウンスを行い、円滑な導入と運用につなげていきます。
通勤手当の支給対象となる従業員の範囲を明確にする
連絡定期券の導入にあたり、まず通勤手当の支給対象となる従業員の範囲を明確に定めましょう。
正社員、契約社員、パートタイマー、アルバイトなど、雇用形態が異なる従業員について視野に入れて規定を決定していきます。
例えば、全従業員を対象とするのか、あるいは勤務日数や勤務時間に応じて支給条件を設けるのかなどを検討し、就業規則や給与規程に反映していきます。
新しい定期券に対応した社内運用ルールを整備する
連絡定期券の導入に関して、購入申請から払い戻しまでの具体的な社内の運用ルールを整備を行っていきます。
新規購入や継続更新の際、従業員がどのような手続きを行えばよいのかといった、申請書類のフォーマットや提出期限などを決めていきます。
また、経路変更や退職に伴う払い戻しが発生した場合の精算方法についても、ルール化しておくことも必要になるでしょう。
変更内容について全従業員へ周知を徹底する
新しい通勤手当制度の導入の準備が整ったら、次にその変更内容を全従業員への周知を行っていきます。
連絡定期券のメリットや利用方法、社内での申請手続きの変更点、新しい規程の内容、何時から適用されるのかなどを伝えていきます。
特に、申請方法や期限の変更などは従業員の通勤費に直接影響しますので、しっかりと丁寧な説明を心がけましょう。
必要であれば就業規則の変更手続きも進める
通勤手当に関する規定は労働条件の一部です。
そのため、連絡定期券の導入によって支給基準や計算方法を変更する場合は、就業規則の変更手続きが必要になります。
変更する就業規則案を作成したら、労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の代表者から意見を聞き、意見書を添付して所轄の労働基準監督署長へ届け出ることになります。
この手続きを怠ると、就業規則の変更が無効と判断される可能性もあるため、法的な手順は遵守して進めていきましょう。このような手続きは、社会保険労務士に相談しながら進めるのが確実です。
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連絡定期券の通勤手当に関するよくある質問
企業は、通勤経路を決定する場面で複数の選択肢がある場合に、どの経路を認定すべきか判断に迷うことがあります。
加えて、連絡定期券は個別に定期券を購入するよりも費用が安くなるケースがあり、連絡定期券と通常の定期券代との差額をどのように扱うかといった実務的な疑問も生じがちです。
最も経済的な通勤経路で手当を支給すべきか？
通勤手当の支給は企業の法的義務ではなく、支給条件は各企業が自由に設定できます。
多くの企業では、従業員が申請した経路の中から「最も経済的かつ合理的」な通勤経路を会社の認定経路としてその通勤交通費を支給しています。
ここでいう「経済的」とは費用が安価であること、「合理的」とは時間や距離などの観点から効率的で無駄がないことを指します。
つまり、通勤手当は「運賃が安く、さらに効率的で無駄のないルートや方法」で算出されるべきと言えるでしょう。
ただし、単に最短経路や最安経路を選ぶだけでなく、乗り換え回数が多いなどで従業員の負担が著しく大きい場合は、他の経路を認めることが合理的と判断することもあります。
複数の選択肢がある場合は、運賃は安くても時間がかかる経路より、運賃は高いものの時間が短い経路を合理的経路と判断したり、 安全を確保できない経路は合理的ではないと判断するといった、 運賃、時間、距離、環境などの要素を総合的に考慮して、バランスの取れた経路を判断することが大切になってきます。
このように「経済的かつ合理的」な判断基準は曖昧になりがちでなので、人によってばらつきが起きないように、明確な社内規定を設けることが公平性を保つことに繋がります。
上記の「合理的経路」に合致している経路で、連絡定期が適用できるのであれば、連絡定期券を通勤手当として支給することは可能であると判断できるでしょう。
通常の定期券代との差額はどのように精算する？
連絡定期券は、複数の交通機関をまとめて購入できるため、個別に定期券を購入するよりも料金が安くなる場合があります。
連絡定期区間対象の従業員が個別購入の定期代で通勤手当を申請してきた場合は、 企業としては過払いにならないように差額の精算を検討することもあるでしょう。
差額の精算方法としては、従業員に対して連絡定期券の金額で再度申請を求めることもあります。
また、企業側で正しい金額を算出して、その差額を毎月の給与から調整する、といった方法も可能でしょう。
いずれの方法を選択するにしても、従業員に不利益が生じないように精算ルールを事前に定めておき、周知徹底を行いましょう。
まとめ
連絡定期券を通勤手当として導入することは、通勤時の利便性向上や通勤コストの最適化に貢献する可能性があります。
連絡定期券を通勤手当に適用するには、適用する範囲を明確にして公平性のある規定を策定することが重要です。
次に、購入や更新、払い戻しに関する具体的な運用ルールを整備、社内での申請フローを明確にしていきましょう。
そして、新しい制度の内容を全従業員へ周知徹底をおこない運用していきます。
また、通勤手当の規定変更は労働条件の変更にあたるため、就業規則を変更する時には、法的な手順に則って進めることも大切です。
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